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规范日常报销、借款问题-------- IPO 百战克敌 空降CFO在IPO中的工作路线图
发布时间:2016.08.08 浏览次数:

查看总的路线图,在开始真正高大上的资本运作前,除了报税及基础管理的规范外,我们还要做什么?

那就是:报销及资金收支问题!!!


这个问题在刚到一个企业的时候,也许会困扰你好久:

比如:隔壁副总老王微笑的进来,你以为是找你沟通感情一下,结果,他进来就逼问你:财务为啥压我报销那么久?


再比如:你的手下,走进来说,有几张报销单找不到了,但真的不怪我,虽然里面有两张是老板的。


再再比如:老板叫你去,你在担心着是不是问到丢失的单据,结果他说,你看这张单子,你已经批了。但分管的老王还没批,事情也有问题。你才发现这个是老王进来催款时,随手签的字。

总之报销带来的问题非常多:

 

 

你觉得:报销这件事已经够了,必须结束了。再这样下去就沦落成为一个费用会计了。

你决定脱手,但脱手往往要做三件事:

 

如果没有这个把握,只是简单的转移任务,那么将会产生新的问题。

整体过程的推进,是这样一个顺序:

 

对于费用报销管理的整体标准化。我们要从实际工作角度进行考虑。

考虑的内容:

我们按照整体考虑,逐步落实的思路进行思考:

 

 

1.总体计划

费用工作所涉及的内容:

 

 

以上是对财务结果的影响。




1.2 报销工作对实际工作的影响

报销是财务参与整体公司业务关联最多的一项。

财务对整个单位及业务经营的服务和监督职能,很多都体现在报销上面。

为了能实际执行和记录这个问题,我们需要从这几方面做出安排:

 

为了实现这些,财务人员的职责就是:

编写一个制度

设计一堆报表

实施报销工作

2. 如何制定一个合理的费用管理制度

编制整套报销的制度,往往需要考虑这些内容。

A.   流程的规定:哪些由谁提起,怎么审批,审批途径。

B.标准的确定:通用标准,各种费用的标准

C.审核的程序人员和具体规定

D.填写的单据

E.时间性的优化和质量规定

2.1 对不同费用的不同的管理方式

流程的规定

A.明确公司对费用的整体管理方式

 明确财务在公司内部的作用

 

2.1. 1 费用的分类方法

因为管理的复杂,一刀切的管理方式,往往不能符合有效管理的原则,进行有效的分类,确实是一个好办法:

 

 

根据各种费用本身的风险程度,和管理需求,审批方式。规定不同的管理方式。

2.2 分步骤管理的规则:

 

除了领导已经同意的固定支出,和授权之内的零星支出,都要先批复,后支出。

 

 

2.3将上面两个管理连接起来,我们队每类费用的处理流程,就可以得到以下这些的结果。

A.成本类的支出管理

 

由于公司的业务性质,所有业务成本,均需要先进行批复,在付款

对于差旅费,预先申请,一般不作为财务管理的内容,作为企业一般管理的内容。

在此应该注意,对于合同审批,是可以作为领导同意的依据的,但是借款还需领导再次确认。


B.营销类费用的管理

 

 

对于营销费用,对于不同的营销项目,公司往往采取不同的管理方式。有些项目承担公关费用,有些项目不承担公关费。因为业务的不同,管理看起来都不同。


C.固定支出类

 

 

  1. 对于固定支出类的主要指,公司因为过去同意的合同而产生的义务,比如每月的薪水,每月的房租水电物业费,各种续费等这种费用因为过去已经同意,就是每次付款了。这种费用,最明显的就是不用进行单的立项申请。

    但应当注意续约时需要立项表格


D其他支出类

 

其他支出是,复杂的支出,作为其他进行使用。

 

3.报销单据进行监管:


3.0 报销单的基础分析

A.财务单据分为四个类型:

 

B 这些单据往往要组合使用:

b1需要立项的单据

 

 不需要立项许可项目:

 

 

 

各种票据的填写与传递与审核: 

3.1 申请单举例分析

我们仅仅抽取营销费用的从申请单,到借款单,再到报销单的一系列单据,进行学习。

每个公司需要按照自己的特点设置整套的费用单据体系。


申请类的单据是避免,管理失控。比如买回一架特价的飞机,让公司报销。做到事情先申请再执行。

 

 


(宽屏模式可以看到全表)


3.1.1 单据填写的基本要求:

 

A.公司部门选择:一般是默认报销人员所在的部门,但如果出现承担项目和申请人

 B编号规则:

每个费用单据应当顺序编号,

 

3.12 传递要求

A.使用人登录报销系统页面,填制这个表。

B.领导逐级批准

C.批准后,系统储存,

 

3.1.3 审核要求

由业务领导进行审核,财务人员一般不进行审核。

3.1.4财务处理要求

 此单据不作为记账依据。


4.2 借款单举例

借款单

 

 

4.2.1填写要求:

借款单位可选择合适的付款主体。

  

4.2.2 传递过程

A.发起人在网上填制借款单

B.领导在网上审核

C.发起人要打印借款单,给财务,金额超过2000元的需要领导纸质签字

D.付款后作出标记

4.2.3 审核过程

财务对借款审核,:

借款人是否有大量逾期借款

收款单位的审核,收款单位是否与立项单位一致

 

42.4 财务处理

财务需要收集这个单据,作为记账用的。


4.3 报销单

报销单据

 

4.  提单规则与审核

4.1各种费用的提报顺序

 

 在整个报销流程中传递等细节也是报销能否完美快速的要素。

4.2 审核工作

 

 

注意规范各个岗位的审核内容。将避免过多的麻烦。


5.充分利用报销系统解决技术细节问题

在非信息化处理的环境下,众多基础问题将困扰我们:

A.单据的编号问题,不编号造成丢失,编号不好控制

B.基础汇总的错误

C.报销人员的基础管理

D. 借款的冲销还是付现的问题

E.单据的执行进展问题


利用一个自动化的报销信息系统,就能够完美解决这个问题。


真正聪明的人都是下笨功夫。当你对自己诚实时,世界上没有人能欺骗得了你。做完了这些工作,你的报销及借款工作会比较之前健壮很多。

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